宴专家 | 发布宴会管理系统1.0版 再定义餐饮宴会运营方式

盛宴联盟最新发布系统产品，

一个更先进的宴会管理方法：宴专家。

客必得经历了两年时间的打磨，在2019年4月发布了两款全新系统产品，一款是客必得预订服务管理系统4.0版，另外一款是针对于一个全新业态，针对餐饮行业里边的宴会管理出了一套独立的宴专家管理体系——宴专家宴会管理系统1.0版，接下来我先给大家简单说明一下。

宴专家发布会现场首席技术官李俊力

60家大门店半年试用进行测试

关于宴会这一部分，诞生的过程比较波折，盛宴联盟远在2017年的年初就启动这个项目，随后我们注册一个商标“宴专家”。开始的时间虽然很早，但是这两年我们就一直在调研、磨合、开发，然后推翻再开发，为什么呢?因为中国的餐饮宴会流程管控，都不具有可参考性，而且每一家餐厅的管理方式都不一样，无法找到共性。我们前前后后调研超过60家门店，而在我的调研报告表里，就有60个各不相同的门店宴会管理模式，所以我们需要花费时间去摘出这些管理模式里通用共性的、相匹配的、又能符合大众需求的这么一个包容性极强的管理方法。

后来我们又在2018年10月份，用了一年半的时间才上线一个BETA测试版本，随后我们在30多家店进行长达半年的试用测试，一直到今天，我们才正式发布「宴专家」1.0正式版。在试用宴专家BETA测试版本这段时间，我们的胆子也比较大，我们不单挑选了一些呼市的大门店，还选择了像西贝海鲜这类的大店，就这么赤裸裸的拿去试用，所以我们敢说现在宴专家真的非常稳定，大家也不用担心自己会成为小白鼠。

宴会统计工作问题场景展示

告别传统人工登记宴会信息

宴专家诞生的初衷来源，是给每个门店宴会部的宴会信息登记本(或者记录板)，看过宴会登记本的一定都知，这个本子上登记的信息总是密密麻麻乱七八糟的，如果哪一家门店的宴会登记本乱出新高度，我们还真不能笑话它，为什么呢?因为一个餐厅宴会的生意越好，这个本子上要登记的东西就越多，越多越乱，越乱说明宴会生意好，有人会问有多好呢?我只能说，好到这一年光宴会的营收就能过亿!而随便一家宴会生意不错的门店，都会安排专人对宴会信息进行摘取，摘取的内容有任务分派、手工合同记录、手工看板、信息交接单、手工Excel的菜谱、业绩的统计等一系列的流程内容，之后还要对接礼仪、对接布置现场事宜、对接合作第三方供应商，甚至有的门店里，自己还在合作的第三方婚庆公司占有一半的股份，整个宴会管理真的可以说乱的一塌糊涂。

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成交率16% 另82%在哪?

我们再来说两个数据，而我们做过试用调研的60家门店，婚宴的成交率是16%，从客户咨询记录到客户信息开始，到最后真正落地在门店举办婚宴，这个最终的成交率是16%，那剩下84%商机去哪了?不知道，客户不在你们家订婚宴，新人就不结婚了吗?这显然是不可能的，但是这对新人最终去了哪一家餐厅办婚宴，这就很难清楚了。

我们曾经调研过一家门店，他们家的情况就比较极端，是什么情况呢?就是有一年，这家门店因为宴会预定流程中间的信息不匹配，光打折一项就损失60万，原因就是因为销售经理跟客户沟通宴会内容时，答应很多宴会服务内容，但是最终在办宴会时，这个经理却忘了很多之前答应过客人的内容，所以客人以售经理疏忽为由，要求酒店给他们的总消费打折，后来这家门店针对这类打折情况做了一次专门统计，才知道自己一年，就因为宴会管理失误收费打折而损失了60万。

宴会流程漏洞多风险大

我们可以想象，每家门店在宴会管理整个流程中，到底会有多少纰漏，于是我们针对宴会流程，总结出几个比较集中的问题：我们先来说一下一线的问题，因为宴会服务的整个周期比较长，有的甚至长到一年，比如我今年交了押金预订明年在这里结婚，这一年的筹备期里，新人随时都会对宴会有新的服务要求和想法，每一个新增内容的细节也十分复杂，当然这类的还算好的，最怕就是订金交了，也跟踪服务许久，但客人却突然撤单了，这类突发撤单的情况，就算是老板本人的担保也无法做到百分百的避免，种种不可控变化造成的销售谈单效率极其低下，所以各门店对负责宴会业务的经理人的素质要求都非常高，因为他们需要将每一位宴会客户的每一个需求，都与门店宴会厅的相关负责人进行电话沟通确认，哪怕让客户登上大半天，只要宴会厅的负责人没有给出准确答复，他们就不敢答应客户的要求，怕撞单!因为宴会撞单都是非常大的事故，因为你收了人家的定金却出现撞单，门店要赔的钱可不是小数目。

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放鸽子成为宴预订最大难题

餐饮圈的人都知道，餐厅宴会厅大部分采取一个机制叫预留担保制，什么意思呢?一个餐厅经理说“我有一个客户想订这个厅，意向特别大，老板，给我留两天行不行?”老板说“留两天吧”，这里请注意!!!预留的这两天就等于这两天不论对方撤不撤单，这个宴会厅都不能再承接别人的宴会，因为在宴会登记本上已经被标注这两天已有预订，所以其他的销售经理是不会重复承接这两天的宴会商机的，如果这个单最终还是放鸽子了，餐厅到底损失了多少商机谁也不知道。我们再来说说跟进宴会客户，宴会登记的信息特别繁琐，后我们统计了一下，以舜和为例，一位宴会厅经理每天同一时刻，最多可能同时跟进将近十个宴会订单，每天要面对各种各样繁琐的事情。

13宴专家系统界面展示

轻松玩转宴会厅的好日子

对于管理层来讲呢，每年的宴会商机一大把，对吧?我刚刚说了，目前我们统计的餐厅宴会成单率不足20%，可见每一家门店每天进来的商机都不少，尤其像知名的门店咨询量更是十分可观，但是为什么最终没有成功?客户最终到了哪个竞争那里?这个客户是什么原因不选择我们?我们把客户都丢在哪个环节了?如何避免这些问题我们都不清楚。我们还要知道，全年的餐饮行业办婚宴的日子一共有80多个好日子，而这些好日子的营收在理论上来讲，应该与平日不一样才对，遇到五一、十一，那餐厅的餐标就应该提高，我的收入也应该高，我的宴会厅摆桌就应该摆的更满。但是实际呢?各大承接宴会的门店采取的是什么机制?采取的是先进先定机制，无论头天定的那个人，他交的钱有多么少，没有办法，这个厅也无法挪用給其他消费更高的客户。宴会收入结构又是怎样的呢?菜品又应该怎么调整?你的增值产品应该怎么销售?后边流程节点多周期长?就拿业绩统计来说，一般级别相对较高的门店，都会设有专门的宴会业绩统计员这个岗位，我调研了60家门店，其中51家门店有专人做宴会统计，这个工作真的是非常繁琐。当然，现在这件事很简单了，我们宴专家1.0版本，只需一键就可以生成完整的业绩统计表单，还给门店节省了人工。

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系统在线押金识别机制

财务收取订金，我们调研过的餐厅中，有十家门店的历史未退的订金超过百万。订金管理到底有多复杂呢?在所有退订金的情况中，当餐退订金是最简单易核算的，只需核对清楚当日餐费用订金直接进行抵扣即可;但是多数情况下，退订金都不是很容易的事情，为什么这么说呢?除订金抵餐费外，常见的情况还有退部分订金、分批退订金、客户违约拒退订金、订金转存餐厅储值卡等各类情况，而且在退订金的时候，一线人员也无法精确退还的订金数额，只能等待财务最终核算后才能将订金退还给客户，要是遇到客户数据丢了，或者收据持有人身份无法核实的情况，那么退订金的工作将更加麻烦。同时我们要知道，宴会厅经理收取客人订金到交到财务的这个过程时间差也是不可控的，所以整个退订金的环节真的是险象环生，时刻都容易出现纰漏。

宴专家系统1.0版，可提供在线化的押金识别机制，无论是财务、预订台还是宴会厅经理，都可以实现一键操作退还订金，同时系统还将自动冲抵销账，从此客户不用再等，财务也乐得轻松。

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随时随地查看即时宴会档期

针对这些宴会管理的问题，「宴专家」宴会管理系统基于移动端跟PC端，餐厅还可以随时随地查看即时宴会档期页面，具体都能看到什么信息呢?可以通过颜色标签，看到全年都哪些天是你门店最重要的日子，红颜色是最好的日子，所以这一天宴会厅至少要承接30桌以上的单子，而且餐标要达到3000，这些在系统里都可以提前设置好，所以门店全体销售人员在日常工作过程中，都可以通过手机端获得相应的任务提醒，系统页面还增加了相应的任务看板。

宴会管理三大解决方案

第一方案，就是宴会流程管控。

刚才我们讲了，宴会流程非常长，涉及部门比较多，与客户沟也十分频繁，于是我们独创了5步管理法。解决商机丢失，竞争失败，竞争损失，信息输入，然后我们让整个宴会的信息完全透明，阶段可视化，让老板一眼就能知道，哪些宴会到了哪一个阶段，谁是掌控宴会信息的变化，各个餐厅可根据权限设置划分不同人员所查看的信息层级，这是流程管控。

第二个方案，是宴会目标管控。

宴专家帮助餐厅植入了一套任务分解体系，这个任务分解体系，让餐厅可以对未来一两年内所有的好日子进行规划，系统会自动生成任务，从任务看板里让各门店能直观的看到一年整个宴会任务的完成情况。不同日子可以设置不同的任务，即时了解每一天的任务是否达标，哪一个宴会厅不达标，甚至精准到个人精准到订单。门店通过这些精准数据，可以直接预见未来几个月整个宴会业务的情况，进而及时调整每一个宴会厅动销活动和任务标准。

第三个方案，是宴会业务支持。

针对餐厅内部管理所有零碎繁琐小流程的解决方案，比方说「商机竞争支持」，解决的就是餐厅现在的预留单保制，系统不允许任何人在不交钱的情况下来预订宴会厅，好的日子可以错后去确认订厅。这里涉及到「竞争机制」，系统允许所有餐厅针对一个宴会厅去全程录入完整的客户信息，一直到客户签约，竞争成功后系统就会自动形成订单，其他未成功的客户信息将被退出该厅竞争赛道，这样我们既保证了之前所有商机留存到企业，一旦已经确定的订单出现撤单情况，系统可以将下面等待的客户订单顶上，保证每个厅的上厅率。

「订金管理支持」，我们有一整套的从PC端到移动端APP端的一个验证解决方案，里边涉及到一些权限管控，我就不细说了，我会在今天下午的产品讲解会上进行更详细的说明。

我们再来说一下「任务派发」，我们都知道这个餐厅部门可以支持N多宴会，举个例子，厨房部门是宴会最直接的部门，该部门更加希望的是，所有宴会菜单明细都能够提前一周确定并统一给到该部门，而现在餐厅需要一个订单一个订单发出来，什么时候确定都说不准，这让厨房在准备上就增加难度。现在餐厅通过「宴专家」可以一键生成下一周厨房部门菜单明细，客同时生成下一周的工程部门安装需求，以及前厅各个部门所需要的任务清单，全部都是一键生成的。

其中最复杂的宴会「业绩统计分析」，也是系统自动完成的，宴专家会自动统计每一个销售经理每一个月的业绩，签约的业绩，还有撤单情况等，都是每天自动完成，包括宴会相关的礼仪配置，舞美搭建等等，都会显示的清清楚楚。

最后「流程管控」这个位置，宴专家核心是解决两个宴会客户信息“黑匣子”，在餐饮宴会的流程管控里，其实是有两个比较大的信息“黑匣子”，第一个是管理信息黑匣子，从客户对餐厅有意向的开始，一直到签约准备这个过程，中间大部分的信息都集中在销售经理手里边，管理者并不清楚他中间经历了什么，跟客户承诺了什么，很多时候都是最后才落到纸面上，所以我们要把它透明化公式化。另外一个信息黑匣子就是在签约准备，客户从签约一直到他来布场之前，根本不知道经理干了什么，餐厅也不知道经理为客户干什么，所以这部分的黑匣子我们也要拿出来，才能更好的提升客户感受。所以在流程管控核心就是解决这两部分的内容。

做好宴会管理就用宴专家

我们希望通过宴专家来帮助餐厅来解决宴会管理的诸多问题，也就是说我们是用流程把餐厅里面的个人能力变成企业的系统能力，只有建立流程才能够让无序变成有序，复杂变成简单，做到人走流程在。那在流程里面呢，又会产生流动数据，我们要以数据为依据持续优化这个流程，两者相辅相成形成宴会管理架构的一个良性循环。宴专家一直在不断优化这个体制，也是我们整个宴专家1.0版本的一个设计核心理念。